关于科研院所开展学术交流活动的若干思考(2)

(四)精心实施，确保活动取得实效

开展学术交流活动需要制定详细的计划，对于大型学术交流活动，还应该制定详尽周密的实施方案，为交流活动的顺利开展打好基础。活动实施过程中，有几个方面需要格外重视：a)学术交流活动除安排报告外，还需要创新交流形式，例如，采用征文和制作论文集(或摘要集)、开展论文评比、辅以展览和展示等多种形式，但无论采取何种交流形式，学术交流活动都应有浓厚的交流氛围，不能变成变相的商业宣传或推广；b)保密管理不容忽视，对于非密学术交流活动，应要求报告人和论文作者(如征文)对提交的材料进行保密审查，并提醒交流过程中的发言不得涉及国家秘密或有不适宜公开的敏感信息；对于涉密学术交流活动，应严格遵守有关保密管理规定；c)举办涉外学术交流会议，需按相关规定履行审批手续，并按涉外学术交流会议惯例策划和准备涉外事宜；d)要鼓励互动交流，尽可能给讨论环节留出充足时间，并营造宽松的交流氛围，提倡不同学术观点的碰撞；d)根据参会人员需要，必要时，可以采取自愿加入参会人员通讯录等方式，方便参会人员会后的进一步交流与联络；e)行业性学术交流活动结束后，要及时进行宣传报道，以扩大学术交流活动的影响力，提升举办方的知名度。

(五)及时总结，推动交流成果运用

学术交流活动结束后，在取得报告人同意等前提下，要对会议材料进行整理和合理分享，必要时还可联合期刊社约稿，将交流成果惠及更多科技工作者。对于具有研讨性质的学术沙龙、院所内部跨专业学术交流会，以及重要学术交流会议等，还可以视情对交流内容进行总结，梳理出建议和后续发展思路等内容，助力技术和专业发展。其中，对于重要意见和建议，可以寻找合适的途径上报，或根据需要策划深入研讨及开展咨询研究等。对于内部交流活动，协同有关部门推动形成的意见和建议落实，将更能彰显交流活动的作用。

三、组织参加学术交流活动

组织参加学术交流活动也是科研院所学术交流工作的一项重要内容，原则上要鼓励员工根据自身需要参加本单位和外部组织的学术交流活动。

(一)筛选各类活动并适当加以区别对待

目前学会等科技社团和有关机构组织的学术交流活动很多，参加有些活动并不能获得预期效果，所以并不是组织参加活动越多越好，而是需要从活动内容、活动层次、举办方、注册费等多个维度综合考虑进行筛选，并有针对性地进行鼓励或限制。例如，对于一些重点活动，要精心组织，必要时需确保有合适人员参加；对于质量不高或单纯以盈利为目的的会议，要适当限制参加。科研院所如果结合自身实际逐步建立品牌学术交流活动目录并动态维护，将更加有利于提高组织参加学术交流活动的效果。此外，无论对于外部还是内部举办的学术交流活动，都应根据学术交流活动的内容范围以及鼓励/限制参加的程度，有针对性地向特定专业人员推送通知，避免向全员盲目推送。

(二)把握交流需求并积极鼓励展示成果

准确把握本单位学术交流需求，并关注本单位科研工作举得的新进展，鼓励以投会议论文和做报告等形式展示研究成果。其中，除本单位举办的学术交流活动以外，对于外部举办的重点学术交流活动，还应根据需要主动向举办方推荐报告，为科研人员创造展示的机会。在推荐报告的过程中，除推荐资深专家外，还应视情为中青年技术骨干争取报告机会，尤其是对于单位之间的双边交流和院所内部举办的学术交流。需要指出的是，对于所有投稿论文和报告，都应要求严格履行保密审查手续，确保不违反保密规定，并要求进行内部技术审查，保证投稿论文和报告的质量。

(三)重视资料分享并视情组织二次交流

活动结束后的资料分享和二次交流是提升参加学术交流活动效果的一个重要环节。在资料分享方面，一些单位通过企业网站实现会议资料的分享[2]，就取得了不错的效果。对于重要学术交流活动，可视情邀请参会人员撰写交流总结材料，并在一定范围内进行分享。在二次交流方面，对于一些重要学术交流活动，可根据需要组织召开内部讲座或报告会，让没有机会参加交流活动的人员也能及时了解相关知识，而且这种形式的分享活动也为中青年科研人员展示才华提供了机会，可以促进其快速成长。

文章来源：《真空科学与技术学报》 网址: http://www.zkkxyjsxb.cn/qikandaodu/2021/0122/436.html